Kasy fiskalne dla fryzjerów a zarządzanie finansami – jak kontrolować przychody i wydatki?
Grzebienie, szczotki, suszarki i oczywiście… kasa fiskalna – to podstawowe wyposażenie każdego salonu fryzjerskiego. Funkcje urządzenia fiskalnego nie muszą jednak ograniczać się wyłącznie do wystawiania paragonów – można je wykorzystać także do wsparcia swojego biznesu! Przekonaj się, z jakich urządzeń fiskalnych mogą korzystać fryzjerzy i jak z ich pomocą można lepiej zarządzać finansami!
Jakie urządzenie fiskalne może być wykorzystywane w salonie fryzjerskim?
Aby wystawiać paragony fiskalne i tym samym rejestrować sprzedaż, można korzystać z klasycznej kasy fiskalnej albo z oprogramowania sprzedażowego (systemu POS) wyposażonego w drukarkę fiskalną. Przyjrzymy się teraz, czym różnią się od siebie te rozwiązania.
Kasa fiskalna
Standardowe kasy fiskalne dla fryzjerów są wyposażone w bazę towarową składającą się ze wszystkich oferowanych w danym sklepie produktów, a w przypadku salonu fryzjerskiego – usług. Aby wystawić paragon, wystarczy wybrać konkretną pozycję z tej bazy. Oznacza to, że kasa fiskalna nie musi łączyć się z żadnym zewnętrznym systemem, aby pobrać dane – jest urządzeniem w pełni autonomicznym, potrzebującym do pracy wyłącznie podłączenia do prądu oraz internetu.
Jednocześnie możliwości kasy fiskalnej w zasadzie ograniczają się do tej jednej funkcji – w ich przypadku nie jest możliwe zaawansowane zarządzanie finansami poprzez szczegółową kontrolę przychodów i wydatków.
System POS
Oprogramowanie sprzedażowe POS (Point Of Sale) to system, dzięki któremu można nie tylko wystawiać dokumenty fiskalne, lecz również kompleksowo zarządzać prowadzoną działalnością. W ramach takiego systemu dostępnych jest szereg funkcjonalności dopasowanych do charakteru danej branży – w przypadku salonu fryzjerskiego można np. dodać bazę produktów pielęgnacyjnych i łatwo przekonać się, czy konieczne jest uzupełnienie braków. Z pomocą systemu POS można również szczegółowo analizować przychody i wydatki firmy dzięki zaawansowanym funkcjom raportowania.
Do obsługi systemu POS niezbędne jest zaopatrzenie się w urządzenie komputerowe (często wyposażone w dotykowy ekran) oraz w co najmniej jedną drukarkę fiskalną drukującą paragony. Cały zestaw może więc zająć więcej miejsca niż klasyczna kasa fiskalna, lecz jednocześnie daje dużo większe możliwości. Co więcej, obecnie dostępne są urządzenia typu SAIO (System All In One), które łączą oprogramowanie, drukarkę fiskalną oraz ekran w jednej obudowie, przez co są świetnym rozwiązaniem w przypadku niewielkich biznesów.
Jak można zarządzać finansami salonu fryzjerskiego z pomocą urządzeń fiskalnych?
Jak już zostało wspomniane, standardowe kasy fiskalne nie dają zbyt wielu możliwości – z ich pomocą można jedynie wystawiać dokumenty fiskalne. Jednak wśród takiej dokumentacji poza najpopularniejszymi paragonami znajdują się także raporty. Na podstawie wystawianych na kasie fiskalnej obowiązkowych raportów dziennych i miesięcznych można w uproszczony sposób przeanalizować przychody firmy. Dostępne są również inne rodzaje raportów, np. raport roczny lub raport kasowy obrazujący przepływ środków pieniężnych w firmie. Analizy na podstawie takich dokumentów należy jednak dokonywać samodzielnie, przez co może to być dość wymagające zadanie, w którym potrzeba chociaż podstawowej wiedzy o przetwarzaniu danych.
Natomiast w przypadku systemów POS dostępne są zaawansowane raporty, które pozwalają na śledzenie dochodów z różnych źródeł, dokonywanie analizy wydatków i szacunków marż zysku. W ten sposób przedsiębiorca może podejmować bardziej świadome decyzje finansowe i lepiej zaplanować budżet. Dzięki funkcjom systemu POS można np. szybko przekonać się, ile pieniędzy wydawanych jest na zakup nowych produktów pielęgnacyjnych, a także ile wynoszą koszty zarządzania personelem.
W systemie POS można również przeanalizować, jakie są najczęściej wybierane przez klientów usługi, śledzić trendy sprzedażowe i w ten sposób odpowiednio dopasować swoją ofertę, aby zyskać jak najwięcej klientów. Z pomocą programu sprzedażowego nie tylko nie trzeba dokonywać analiz ręcznie, lecz również można zobaczyć prawidłowości i trendy sprzedażowe, jakie nie byłyby widoczne gołym okiem.
W jakich salonach fryzjerskich sprawdzi się system POS?
System POS może kojarzyć się przede wszystkim z dużymi punktami usługowymi, gdzie konieczna jest obsługa wielu klientów jednocześnie. Owszem, w dużych salonach fryzjerskich taki system będzie niezbędny, aby móc realizować kilka transakcji w tym samym czasie, lecz z powodzeniem można go zastosować także w mniejszych punktach (decydując się wtedy np. na wspomniane urządzenie SAIO). W każdym przypadku nieocenione bowiem będą szczegółowe analizy przychodów i wydatków, a także inne funkcje, takie jak sprawdzanie stanów magazynowych. Prowadząc duży salon fryzjerski, a nawet sieć salonów, system POS dodatkowo pozwala zarządzać wieloma punktami z jednego miejsca – pomoże np. w rozliczaniu wynagrodzeń pracowników i dostarczaniu brakujących produktów do konkretnych salonów.